Инкассация является одной из услуг, которую предоставляют банки или специализированные организации. В процессе ведения коммерческой деятельности, крупные компании или ИП часто нуждаются в перемещении денежных средств или других ценностей. Чтобы обеспечить их сохранность, рекомендуется воспользоваться услугами инкассаторов.
Инкассация (от англ. "collection") — это предоставляемая банками или специализированными организациями услуга по транспортировке денежных средств или других ценностей с сопровождением охраны.
Людей, занимающихся непосредственно перевозкой, называют "инкассаторами".
Кроме денежных средств, инкассаторы могут перевозить ценные бумаги, драгоценные камни и металлы, банковские карты, монеты и др. Зачастую, ценности перевозятся из одной организации в другую, в банк или из банка. Инкассация относится к услугам банковского сектора. Деятельность службы регулируется Центральным Банком РФ.
Остальные специализированные организации могут заниматься предоставлением услуги инкассации только после того, как получат соответствующую лицензию. Кроме юридических лиц, воспользоваться услугами инкассаторов могут и физические лица, но, это происходит крайне редко.
Инкассация помогает обеспечить сохранность денежных средств, ценных бумаг или других ценностей, а также сэкономить время за счёт отсутствия необходимости в самостоятельной транспортировке. Также ингибирование позволит быстрее зачислить средства на расчётный счет, что положительно отразиться на скорости денежного оборота компании.
2. Какие услуги включает в себя инкассация
Кроме транспортировки денежных средств и каких-либо других ценностей, инкассация объединяет в себе такие операции как:
Единовременная доставка клиенту монет или банкнот в обмен на какой-либо другой номинал банкнот;
Транспортировка денег или других ценностей в кассу организации;
Приём и зачисление средств на расчётный счёт организации;
Перевозка ценностей из одного объекта организации в другой;
Приём и зачисление денег на клиентский счёт;
Доставка монет или купюр с обменом на банкноты крупного номинала.
В большинстве случаем услугами инкассаторских служб пользуются юридические лица. Это связанно со стоимостью транспортировки. В некоторых случаях она формируется за счёт процента от общей суммы перевозимых средств. Но, если услугу заказывает физическое лицо, стоимость транспортировки может быть не такой высокой, как для организаций.
3. Процедура инкассации
Любые операции с кассой, включая в себя инкассацию драгоценных металлов и ценных бумаг — это достаточно сложный процесс. В связи с этим, участникам процедуры необходимо подготовить соответствующие бумаги. В первую очередь, речь идёт о заключении договора с организацией, которая предоставляет услуги инкассации.
Зачастую, инкассаторские службы, которые не являются представителями банков, всё равно тесно с ними связаны. Банковские учреждения ежемесячно организовывают для инкассаторских служб номерные карты-явки. В них указывается название организации, адрес головного офиса, а также филиалов, контакты, часы работы и временные промежутки прибытия инкассаторских машин.
Касательно последних пунктов, здесь необходимо сопоставить количество перевозимых ценностей с общей загруженностью. Каждая из инкассаторских сумок, входящих в общий багаж отличается индивидуальным номером. Кроме этого, менеджер инкассаторской службы связывается с организацией, заказавший услугу для того, чтобы договориться об удобном для обеих сторон времени прибытия машины.
Процедура инкассации должна протекать по законодательно утверждённым правилам. Речь идёт не только о своевременной доставке багажа, а и правильном оформлении сопутствующей документации. При себе инкассатор всегда имеет специальный список. В нём по пунктам указано всё что перевозятся на данный момент, а именно:
Ключи;
Заверенная доверенность. Она необходима для того, чтобы работник инкассаторской службы смог подтвердить разрешение на транспортировку каких-либо ценных предметов или денег;
Карта-явка;
Штамп организации;
Ёмкость для ценностей со специальным идентифицируемый номером.
4. Действия инкассаторов
В нормативных актах чётко описаны манипуляции, которые необходимо произвести инкассатору после того, как он прибудет в офис организации. Речь идёт о следующем:
В первую очередь, сотрудник организации, который работает с кассой, проверяет документы у инкассаторов. Зачастую, это паспорта, а также доверенность на осуществление транспортировки ценностей. Кроме этого следует проверить наличие карты-явки и сумки с индивидуальным номером.
Кроме вышеперечисленных вещей, необходимо проверить наличие образца пломбы, которая будет установлена на сумку. После этого следует поместить в неё сопутствующие документы, это могут быть накладные.
Далее сотрудник кассы приступает к заполнению бумаг. Здесь необходимо отобразить список проведенных операций. После этого, данные документы отправляются на проверку. В данном случае, нужно выявить соответствие на запрашиваемую сумму средств.
Если всё сходится, можно приступать к закладке денег или других ценностей в сумку.
Следующей этап, это установка пломбы. После этого, инкассатор должен осмотреть сумку и пломбу. Таким образом проверяется отсутствие дефектов и возможность доступа к заложенным в сумку ценностям.
Далее работник организации заполняет карту-явку и указывает реквизиты, включая карты и накладные с квитанциями.
В случае допущения ошибки в процессе заполнения бумаг, её необходимо тут же исправить.
После того, как будут заполнены все акты и документы, кассиру необходимо поставить подпись. В дальнейшем, она будет являться подтверждением того, что проведённая процедура прошла в соответствии с правилами инкассации.
В процессе приема-передачи инкассаторской сумки с ценностями и документами, работник инкассаторской службы должен подписать квитанцию и после этого, заверить её штампом. В этот же момент следует указать дату проведения операции.
Если работник кассы обнаружит какие-либо несоответствия в документах, данный вопрос необходимо решать оперативно. Этим занимается уполномоченный сотрудник организации. Если проблему невозможно решить за короткое время, придется ждать следующего посещения инкассаторов, которые должны поставить соответствующую отметку в листе-явки. Это необходимо, чтобы выделить больше времени на посещение данного объекта с целью исправления допущенной ошибки.
5. Процедура инкассации в банковских учреждениях
Процедура инкассации, которая проводится в банковском учреждении значительно отличается от проводимой на объектах организаций или в магазинах. Данная операция будет более сложной и проводится в соответствии с иными правилами. В ходе инкассации, банковский сотрудник должен:
Заняться проверкой документации на малейшие ошибки. Необходимо внимательно изучить лист-явки, квитанции и накладные, а также другие сопутствующие документы;
После он проверяет инкассаторскую сумку на отсутствие дефектов, которые могли бы стать причиной получение доступа к ценностям. На сумке не должно быть дырок, торчащих узлов и даже незначительных разрывов;
Следующей шаг, это проверка замоченных швов и качества пломб;
Далее следует сверить на соответствие номера на инкассаторской сумке и указанные в документации.
Если уполномоченным банковским сотрудником были найдены какие-либо недочёты или ошибки в документации, необходимо сделать соответствующую пометку в журнале приёма. После этого, запись должна быть проверена обеими сторонами. Если будут найдены следы вскрытия или взлома сумки, её следует вскрыть и проверить, всё ли на месте. Если перевозились деньги, их следует пересчитать.
После этого, необходимо составить акт о вскрытии. В случае отсутствия части средств или каких-либо других ценностей, информацию о данном факте следует отобразить в акте. В него же следует записать данные об организации, причину вскрытия, имена сотрудников, время и дату. Особенно важно указать подробную информацию о помещении, в котором проходило вскрытие.
Поскольку инкассация относится к бухгалтерским операциям, сотрудник банковского учреждения открывает кассовую расходную бумагу по счёту 57, то есть «Переводы в пути». Данная процедура является удобной как для сотрудников инкассаторской службы, так и для банка. Имея полную информацию о процедуре, составляется акт о передаче наличных средств в банк. Таким образом можно отследить операцию от начала до конца.
6. Стоимость услуги инкассации
Стоимость транспортировки разменных монет или денежных средств у каждого из банков может быть разной. Но, в большинстве случаев, цена перевозки зависит от расстояния, которое необходимо проехать инкассатором и суммы выручки. Чем больше сумма, тем меньшей будет стоимость услуги, если измерять её в процентном соотношении.
Например, если речь идёт о транспортировке наличных средств суммой до 3-х млн рублей, а расстояние составляет 10 км, заказчик должен оплатить 0.5% от выручки. Но, случае перевозки 20 млн рублей, ставка снизится до 0.2%. Говоря о перевозке разменных монет суммой до 100 000 рублей, стоимость услуги составит примерно 2% от суммы.
Если услугу заказывает небольшая организация, которая зарабатывает в день не более 200 000 рублей, здесь заказчик может воспользоваться специальными предложениями. Поскольку классическая инкассация обойдётся для компании в слишком большую сумму, банк может предложить установку специального терминала для приёма денежных средств.
Вносить деньги в такой терминал необходимо с помощью специальной идентификационной карты. Её могут получить только уполномоченные сотрудники. Поэтому, каждая из операций будет проходить в защищённом режиме. Также этот вариант для внесения выручки удобен тем, что заказчику не придётся ожидать машину инкассаторов, которая перемещается по городу по строго составленному расписанию и под него придётся подстраиваться.
Выручка может быть внесена на счёт компании в любое время дня и ночи. Говоря об услуге инкассации, которая предоставляется «Сбербанком» здесь применяется другая система. Сотрудники инкассаторской службы устанавливают автоматический сейф в удобном для сбора средств месте или, например, в торговом центре, где много других интегрируемых точек.
Таким образом, клиентам удобно самостоятельно закладывать мешки с денежными средствами. В процессе такой операции, необходимо заполнить те же документы, которые требуются для стандартной процедуры инкассации. При этом, таким образом можно сэкономить, так как доставка денег в банк с помощью такого способа обойдется дешевле.
Если клиент хочет самостоятельно доставить средства в банк, и при этом ему нужна охрана, он может обратиться в специализированную службу и воспользоваться услугами инкассаторов. Стоимость таких услуг может быть разной и зачастую, зависит от особенностей транспортировки. В среднем, водитель-инкассатор, у которого есть оружие, обходится в 6000-7000 рублей. Услуги дополнительного вооружённого инкассатора примерно 5000 рублей, а автомобиль сопровождения с водителем от 10000 до 12000 рублей.
7. Плюсы и минусы инкассации
Плюсы:
Высокая степень безопасности. За сохранность денежных средств или других перевозимых ценностей будут отвечать вооруженные и специально подготовленные люди. Кроме этого, груз будет перевозиться высококлассным водителем в бронированном микроавтобусе;
В случае необходимости, сотрудники инкассаторской службы не только перевезут средства, а и зачислят их на расчетный счёт;
Возможность сэкономить время.
Минусы:
Допущенные ошибки в процессе заполнения сопроводительной документации, которые иногда очень сложно исправить;
Низкая скорость зачисления средств на расчётные счета;
Приезд инкассаторской машины в неудобное время;
В некоторых случаях, услуги инкассаторов слишком дорогие для организаций;
Инкассация может проходить только в специально подготовленном для этого помещении, что также иногда вызывает трудности;
Чтобы удешевить сложную процедуру инкассации, иногда приходится создавать дополнительную нагрузку на штатных сотрудников.
Большинство клиентов закрывают глаза на такие недостатки, так как самым важным для них остаётся безопасность при транспортировке денежных средств.
Заключение
Инкассация остаётся одним из лучших способов транспортировки ценностей. Но, чтобы не столкнуться с проблемами, необходимо внимательно проверять документы и вносить в них достоверную информацию. Это необходимо для беспрепятственной выдачи денежных средств в месте прибытия. В случае допущения ошибок, их следует исправить как можно быстрее.
