Большой штат сотрудников в современных условиях является нерентабельным и слишком затратным решением как для большого, так и среднего бизнеса. С целью экономии и оптимизации затрат, часть задач целесообразно доверить другой специализированной организации. Кроме этого, аутсорсинг поможет избежать чрезмерных затрат, позволить сэкономить управленческие ресурсы и повысить финансовые показатели в целом.
Аутсорсинг (англ. "outsourcing") — это процесс привлечения компанией к выполнению каких-либо непрофильных работ специалистов из других, более узко специализированных организаций. Основной параметр аутсорсингового сотрудничества, это задействование сторонних компаний для выполнения исключительно непрофильных функций на основе договора на срок не менее года.
От остальных соглашений аутсорсинговое отличается тем, что заключается на длительный промежуток времени. Подрядчики получают к выполнению исключительно второстепенные задания, например, уборка помещений, реклама, создание приложений и сайтов. Кроме этого, на сторону могут передаваться задачи по подбору персонала, ведению отчётности, а также техобслуживание.
Существуют следующие виды аутсорсинга:
Производственный. Означает, что весь производственный цикл или его отдельная цепочка передаётся заказчиком сторонней организации. Данный вид аутсорсинга чаще всего используют компании, которые производят самолёты, станки или автомобили. Заказчику гораздо выгоднее и удобнее, если часть деталей он получит от другой компании. Производственный аутсорсинг часто используется в рекламной сфере, в случае необходимости получения услуг типографии;
Юридический. Практически все средние и крупные компании имеют в своём штате юриста. Но, в большинстве случаев, это узкопрофильный специалист, который не может быть достаточно хорошо осведомлённым во всех областях юриспруденции. Если компании придётся решать какие-либо сложные юридические вопросы, зачастую, руководство обращается к сторонним юристам, специализирующимся на актуальных проблемах юридического характера;
Бухгалтерский. Чаще всего компании используют именно этот вид аутсорсинговых работ. По статистике, на аутсорсе бухгалтерскими услугами в РФ пользуется не менее 1 млн ИП и юридических лиц. От общего количества, это около 20% компаний на сегодняшний день. В отличие от остальных разновидностей услуг, именно бухгалтерские требуется на постоянной основе. Сторонних бухгалтеров зачастую подключают к работе небольшие организации. Это связано с тем, что у них нет большого количества отчётной документации поэтому, нет смысла тратить деньги на ежемесячную зарплату для штатного бухгалтера. Для сторонних работников такой подход также является выгодным за счёт возможности сотрудничества одновременно с несколькими компаниями, что положительно отражается на полученной в итоге прибыли. Но в целом, доход такого бухгалтера зависит от его навыков и работоспособности;
IT-аутсорсинг. Большая часть компанию не нанимают сотрудников, которые на постоянной основе будут заниматься выполнением задач в сфере IT. Зачастую, это связано с отсутствием достаточного количества работы для таких работников, а также дороговизны их услуг. Говоря о малом бизнесе, руководителю часто достаточно создания одного сайта или приложения, работу которых в дальнейшем он сможет обеспечивать самостоятельно. Для этого нанимают специалиста, который сможет выполнить работу достаточно в короткие сроки;
Кадровый. Данная разновидность аутсорсинга в последние годы стремительно набрала популярность. Такой рост интереса к организациям подобного типа растёт на фоне новых подходов к подбору персонала. На данном этапе развития экономики, компаниям важно оценивать не только профессиональные качества потенциальных сотрудников, а и личностные, так как компания должна работать как единый механизм. В связи с этим, в процессе поиска подходящих работников, приходится сталкиваться с большими трудностями. Кадровый аутсорсинг распространён не только среди организаций, которые редко занимаются поиском персонала и вместе с этим преследует цель экономии на HR-специалистах, а и среди более крупных, нуждающихся в работниках узкой специализации или на высокую должность. Специалисты, занимающиеся выполнением таких задач, называют «хедхантерами». После того, как подходящий кандидат будет найден, хедхантер сделает всё возможное, чтобы переманить его в штат компании заказчика.
2. В каких случаях применять аутсорсинг
Существует 4 основных варианта целесообразного использования аутсорсинга:
Когда штат крупной компании переполнен непрофильными подразделениями. Они задействованы в обслуживании, но не приносят деньги. Такая ситуация негативно отразится на результатах деятельности в общем.
Целью заказчика является сокращение штата или расходов на оплату труда. Иногда бухгалтеру в ходе предоставления отчётов необходимо добиться запланированного уровня зарплаты сотрудников. Для этого на аутсорсинг выводятся низкооплачиваемые категории, например, транспорт, уборка, столовая.
Компания не располагает достаточным количеством средств для оплаты работы всех трудящихся, их услуги не требуются на постоянной основе или только на короткий промежуток времени. В каждом из случаев гораздо выгоднее передать часть второстепенных функций сторонней компании.
Когда у компании нет денег на проведение неосновных мероприятий, она не сможет стать сильным конкурентом на рынке трудоустройства. В связи с этим возникнут сложности с поиском необходимых специалистов. Аутсорсинг позволяет найти их быстро и сэкономить деньги на оплате труда.
3. Плюсы и минусы аутсорсинга
Одно из основных преимуществ аутсорсинга заключается в том, что заказчик платит исключительно за ту услугу, которую получает. Если ту же работу будет выполнять штатный сотрудник, руководитель должен оплатить ему больничный в случае необходимости, питание, отпуск, а также регулярно предоставлять бонусы и премии. Кроме этого, необходимо своевременно уплачивать налоги, а также подготовить рабочее место. Если компания пользуется услугами аутсорсинга, всё это не понадобится.
Плюсы:
говоря о юридическом или бухгалтерском аутсорсинге, он поможет компании, вышедшей на международный рынок, в налоговых расчётах, бухгалтерском учёте и остальных тонкостях законодательства страны, с которой она сотрудничает. Данный подход к работе полезен, если руководитель в будущем планирует эффективно расширять свой бизнес;
экономия средств и времени, если требуется работа над краткосрочным проектом. Создание интернет-магазина или другого сайта, это проекты, которые можно отнести к кратковременным. Нанимать сотрудников для выполнения одной задачи слишком дорого и неоправданно. Поэтому, более целесообразно воспользоваться услугами сторонней компании;
исполнитель может понести ответственность за некачественное предоставление услуг. К примеру, если штатный сотрудник допускает ошибку, руководитель лишит его премии, накажет или уволит. В результате возникшие проблемы придётся решать самостоятельно. Если над проектом работает сторонняя компания, между сторонами возникают обязательства, которые недопустимо нарушать. Но, касательно ведущих аутсорсинговых компаний, предоставляющих бухгалтерские услуги, их профессиональная ответственность зачастую застрахована. Такой тип страховки стоит достаточно дорого. Но, если ошибку допустит аутсорсер, клиент может потерять деньги, а страховка покроет расходы, спровоцированные ошибкой;
возможность повысить качество продукта. Привлечь в штат высококлассного специалиста, это достаточно сложная задача. Зачастую, они все трудоустроены или требуют высокой зарплаты, что, к примеру, владелец малого бизнеса не всегда может себе позволить на первых этапах работы. Аутсорсинговая компания обеспечит заказчика необходимыми специалистами для выполнения второстепенных задач.
Минусы:
риск утечки важной для конкурентов информации. Чтобы избавить себя от такого риска, в договоре следует четко прописать условие о неразглашении полученной в результате сотрудничества информации. Если это всё-таки произойдёт, у заказчика будет шанс получить большую компенсацию за нарушение условий договора;
аутсорсинг далека не всегда предполагает высокий профессионализм привлечённых к работе сотрудников. Касательно штатных сотрудников, у руководителя есть возможность проверить их профессиональные навыки самостоятельно. Но, если это привлечённые специалисты, приходиться лишь полагаться на профессионализм аутсорсера;
в случае неправильного планирования, возникает риск значительных расходов. Вспоминая плюсы аутсорсинга, руководству компании не приходится тратить деньги на отпуска, уплату налогов, премий и бонусов, но услуги аутсорсинговой организации так же не будут дешевыми. Если слишком большое количество задач будет передано к выполнению сторонними компаниями, заказчик рискует потерять больше денег, чем при привлечении тех же специалистов в штат;
сложности в ходе контроля выполнения задач. Аутсорсера и заказчика связывает подписанное соглашение. Если в договоре не будут проработаны важные для заказчика условия, сторонняя компания может избавить себя от его давления в случае недобросовестного выполнения поставленных задач. Но, зачастую, аутсорсинговые компании дорожат своей репутацией и не допускают подобного в своей работе;
аутсорсер может обанкротиться. Если в ходе выполнения работы сторонняя компания потеряет все свои деньги, её деятельность будет остановлена, а заказчик не сможет добиться завершения проекта согласно заключённому ранее договору;
если возникнет экстренная ситуация, заключить новый договор крайне сложно. В связи с этим отсутствует какая-либо гибкость в бизнес –процессах;
отсутствие регулирования со стороны законодательства. На сегодняшний день правительством не приняты конкретные законы, которые бы регулировали деятельность аутсорсинговых компаний. Поэтому, заказчику следует внимательно ознакомиться с главой о «Возмездии оказания услуг» ГК России.
4. Какие функции передаёт заказчик в ходе сотрудничества
Учитывая опыт аутсорсинговых компаний, на основании заключённого договора, заказчик может передать исполнителю практически каждую из функций организации. Но на деле, можно выделить лишь часть из общей массы передаваемых функций, а именно:
расчёт налогов и бухгалтерия;
производственный процесс;
централизация поступающих телефонных звонков;
тестирование и сборка;
услуги по обслуживанию и уборка;
юридическая поддержка;
доставка и логистическое управление;
техническое обслуживание транспорта, ремонт, управление (это относится к морским суднам, железнодорожный и автомобильный транспорт);
обеспечение информационной и экономической безопасности;
управление и другие услуги по офисной печати;
инвентаризация материалов, товаров и других основных средств;
расчёт оплаты труда;
функции удалённого ассистента. Выполнение обязательств секретаря руководителя высшего, среднего звена или малого бизнеса.
Иногда заказчик обязан передавать некоторые функции, в зависимости от специфики деятельности сторонней организации. К примеру, паевой инвестиционный фонд не способен своими силами осуществлять контроль и вести учёт имеющихся активов. Для этого приходится пользоваться услугами аудитора, хранителя и управляющей организации.
5. Система оплаты
В ходе заключения договора, заказчик и сторонняя компания зачастую договариваются о трёх возможных варианта оплаты, а именно:
Почасовая. Данный способ целесообразно применять в случаях, когда на работу нанимается сторонний сотрудник для выполнения небольших задач. К примеру, это может быть поддержка работы сайта компании. В данном случае, для конкретного сотрудника в штате здесь слишком мало задач. В таком случае, половину рабочего дня специалист просидит без дела. Поэтому компании предпочитают нанимать аутсорсера, который получит зарплату исключительно за отработанные часы;
За объём проделанной работы. Первое, что должен сделать заказчик в данном случае, это определить объём задач, который необходимо выполнить аутсорсеру и затем, огласить сумму оплаты. Когда задачи будут выполнены, исполнитель получить деньги. Такая система оплаты распространена в сфере IT. Например, заказчику необходим лендинг. Вместе исполнителем необходимо создать проект страницы и определить функционал. Учитывая данные задачи, исполнитель озвучит стоимость таких работ. И как только сайт будет готов, деньги будут перечислены на счёт аутсорсера;
Оплата отработанного периода. Заказчику не всегда удаётся определить необходимое количество времени на выполнение той или иной задачи. Это может произойти в случаях, когда он хочет обновить дизайн сайта или расширить функционал. Программист может примерно определить время, которое ему будет достаточно на выполнение конкретных задач, но стоит учесть, что в процессе работы над проектом, могут возникнуть проблемы с кодом, так как его необходимо переписывать или дополнять, встраивая новые элементы. Здесь целесообразно установить стоимость одного часа работы специалиста, а стоимость всей работы подсчитать уже после её выполнения, когда будет известно, сколько часов программисту понадобилось на выполнение всех поставленных задач.
Заключение
Сделка со сторонней компанией практически всегда являются выгодной для компаний, у которых недостаточно собственных средств и возможностей для осуществления тотального контроля каждого из этапов и процессов производства. Но, стоит понимать, что передавать слишком большое количество задач аутсорсерам также не стоит. В итоге заказчику просто может не хватить средств на оплату всего количества услуг. Прежде чем заключать договор, важно определить объём работ, а также количество времени на их выполнение.
