Инвентаризация — что это значит, цели и этапы проверки
3.3/5 - (6 голосов)
Проведение инвентаризации товара, а также обязательство, это одна из мер, необходимая для проверки корректности данных из бухгалтерии и других отчётов компании. Независимо от сферы деятельности, владельцы всех организаций должны проводить инвентаризацию в конкретные сроки, но придерживаются этого правила далеко не все, что может спровоцировать ряд проблем в будущем.
Инвентаризация (от англ. "inventory") — это одна из разновидностей проверки, в ходе которой проводится перерасчёт всего находящегося на балансе организации имущества, а также оценивается состояние текущих финансовых обязательств.
Данный способ проверки является одним из основных, что позволяет вести контроль имущественных активов фирмы, включая денежные средства. К имуществу можно отнести инвестиции организации, производственные запасы, основные средства, а также нематериальные активы, продукцию, деньги и готовую продукцию. К финансовым обязательствам относят кредиты и резервы.
Инвентаризация является ежегодной обязательной процедурой для всех организаций независимо от сферы, в которой они ведут свою деятельность. Главной целью проверки является оценка соответствия данных бухгалтерского учёта с фактическим положением дел. Но, далеко не каждый из предпринимателей осознает весомость инвентаризации и поэтому, со временем превращают её в формальность.
Благодаря данной процедуре можно своевременно выявить недостатки или излишки товара, а также определить фактическое состояние находящихся на балансе компании объектов. Также проверка необходима для оценки имеющиеся задолженности. Кроме этого, таким образом можно минимизировать налоговые риски. Нередко инвентаризация помогает определить способы, необходимые для снижения издержек.
2. Разновидности инвентаризации
Виды инвентаризации руководство каждой из организаций определяет, учитывая цели проведения ревизии, а также особенности деятельности компании. Иногда инвентаризацию классифицируют достаточно просто, опираясь на периодичность проведения. В таком случае, существует внезапная и плановая инвентаризация.
Плановая инвентаризация – это одна из разновидностей ревизии, которая проводится, отталкиваясь от плана контрольно-ревизионных работ внутреннего аудита или ревизионной комиссии. Также данную разновидность инвентаризации часто проводят, опираясь на законодательные акты. К плановой ревизии также относятся проверки, которые проводят каждый год перед тем, как составить годовой отчет.
Внезапная инвентаризация – это вид ревизии, который не отражен в учетной политике организации, а также в планах контрольно-ревизионных работ. Другими словами, такую проверку можно назвать внезапной. Она может проводиться представителями третьих организаций, либо находящимися в штате сотрудниками.
Также инвентаризацию делят на следующие виды:
Полная. Целью данной разновидности инвентаризации является проверка обязательств и имущества организации согласно конкретной дате. Зачастую, полную проверку проводят перед подготовкой годового отчета. Также причиной могут послужить изменения внутри компании;
Частичная. Подразумевает проверку некоторых видов ценностей предприятия. Данную разновидность инвентаризации часто называют выборочной. Речь может идти об инвентаризации материалов, находящихся на складе или финансовых средств.
Также существует инвентаризация:
Документальная. Цель документальной инвентаризации, это проверка наличия и количества объектов компании, указанных в отчётах;
Натуральная. Подразумевает проверку на основании подсчета объектов, взвешивании какой-либо продукции и измерения;
3. Цель проведения инвентаризации
Для подробного ознакомления с целями инвентаризации рекомендуется изучить методические указания Минфина по ведению бухгалтерского учёта. Кроме этого, задачи проверки чётко обозначены в ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 6 октября 2011 года №-402.
Среди основных задач инвентаризации можно выделить следующее:
Проверка полноты и корректности отображенной в учете информации;
Выявление находящегося в наличии имущества по факту. Сюда же относится всё оборудование, находящиеся на предприятии и материальные ценности;
Сравнение информации из отчётов с ситуацией по факту.
Среди главных целей инвентаризации можно выделить следующее:
Проверка порядка использования ценных бумаг, денежных средств и нематериальных активов;
Выявление фактического имущества компании;
Контроль условий эксплуатации основных средств, а также определение количества материалов и продукции, которая на данный момент используется на производстве;
Проверка корректности и полноты отраженной в учёте информации об имуществе и обязательствах компании;
Определение количества товара, находящегося в излишках или недостаче.
4. Предмет проверки
При инвентаризации проверке подлежат все разновидности финансовых обязательств, а также всё имущество, независимо от того, где оно находится на данный момент. Проверить необходимо всё, что находится в наличии не только у головного предприятия, а и у всех остальных его подразделений. Обязательно следует проверить следующее:
Основные средства;
Обязательства, а также активы организации;
Финансовые вложения;
Оценочные резервы, а также резервы платежей и предстоящих расходов;
Товарно-материальные ценности;
Отображенные в отчетах расчёты с налоговиками, фондами, покупателями, поставщиками и кредиторами;
Расходы по будущим периодам, а также незавершённое производство;
Бланки строгой отчётности, денежные средства и связанные с ними документы;
Нематериальные активы.
Стоит учесть, что проверке подлежит не только имущество, находящееся на балансе организации. Инвентаризация затрагивает также те ценности, которые согласно документам, находятся на забалансовых счётах, но на данный момент, у компании может не быть прав собственности на них. Например, это могут быть арендованные средства, а также товары, которые были получены с целью хранения или материалы, принятые на переработку.
5. Этапы проверочных работ
В большинстве случаев, инвентаризация проводится в 3 этапа. Перед тем, как приступить к проверке, рекомендуется ознакомиться с порядком проведения инвентаризации согласно приказу Минфина РФ №-49 от 13.06.95 года. На основании полученной информации можно приступить к первому этапу проведения проверки.
Этап 1. Приказ руководителя организации
Инвентаризация всегда начинается с приказа руководителя организации. Кроме этого, перед началом проверки необходимо выбрать нескольких граждан, которые будут входить в комиссию, занимающуюся проверкой всех процедур во время ревизии, а именно их тщательностью и корректностью опираясь на законодательные акты. Состав данной комиссии должен отображаться в приказе руководителя об инвентаризации и объектах, подлежащих исследованию.
Руководство компании должно учесть, что каждый из членов комиссии должен быть независимым экспертом. Например, в состав комиссии может войти начальник отдела продаж, юрист, бухгалтер и другие лица. На первом этапе проведения проверки, каждый из материально-ответственных сотрудников должен заняться приведением в порядок первичной документации.
На данном этапе рекомендуется оприходовать все материалы и товары, а брак отправить на списание. Это объясняется тем, что в процессе проверки отпуск и прием материальных ценностей будет временно приостановлен.
Этап 2. Опись всего имущества организации
Данный этап проверки включает в себя опись всего имущества организации, поэтому считается основным. Это касается каждого подлежащего проверке объекта, находящегося на балансе организации как при частичной, так и при полной инвентаризации. Говоря о способах подсчёта, они зависят от объекта ревизии. Члены комиссии имеют возможность использовать методы поштучного пересчета, взвешивания или другие подходящие способы измерения.
Вся информация, которая отображается в инвентаризационных отчётах, оформляется в 2-х экземплярах. На каждой странице проверочной документации необходимо подводить итоги. По завершению ревизии, опись должны согласовать лица, находящиеся в составе комиссии, а также материально-ответственные сотрудники. После этого, инвентаризационную опись следует отправить в бухгалтерию.
Этап 3. Сверка информации
Данный этап проверки включает в себя сверку полученной по итогам информации. Если в результате всех проведенных процедур была выявлена недостача или наоборот, излишки, следует заняться оформлением сличительной ведомости.
Но, стоит учесть, что в некоторых случаях инвентаризация может быть признана недействительной. Кроме этого, итоговые результаты иногда оспариваются одним или несколькими материально-ответственными сотрудниками.
Это может произойти на фоне выявленных нарушений в процессе проведения ревизии. Например:
В процессе проведения инвентаризации в офисах или на складе присутствовали посторонние лица;
Проверочные документы были составлены с нарушениями;
На отдельных этапах проверки один или несколько материально-ответственных сотрудников или членов комиссии отсутствовали.
Если итоги проверки всё-таки были признаны сотрудниками достоверными, руководство организации должно принять решение о взыскании ущерба с виновника недостачи. Иногда определяются другие способы наказания, например, увольнение. Также следует издать приказ о результатах проверки. Данный документ является основанием для того, чтобы внести результаты ревизии в регистр бухгалтерского учёта.
6. Когда инвентаризацию следует проводить в обязательном порядке
Существует несколько ситуаций, которые можно считать сигналом для обязательного проведения инвентаризации, сюда входит следующее:
Выявление факта пропажи, порчи или злоупотребления имуществом организации;
Передача объектов, находящихся на балансе предприятия в аренду, а также их продажа. Сюда же можно включить преобразование муниципального или государственного предприятия;
Ликвидация или реорганизация компании;
Пришло время подготовить документы о годовой бухгалтерской отчётности;
Стихийные бедствия и любые другие чрезвычайные ситуации, спровоцированные экстремальными условиями;
Смена материально-ответственных лиц.
Если руководство организации проводило инвентаризацию до 1 октября отчётного года, повторять проверку ещё раз перед составлением годового баланса необязательно.
Занимается проверкой основных средств можно не чаще, чем один раз в 3 года. Также стоит знать о том, что руководство компании может назначить инвентаризацию на своё усмотрение в любой удобный момент. Для этого следует заняться определением количества проверочных мероприятий, включая даты, а также определив перечень конкретных объектов и предметов проверки.
7. Сроки
Сроки проведения проверочных работ руководитель организации может определить самостоятельно. Для этого достаточно издать приказ.
Кроме этого, сроки, а также периодичность проведения ревизии закрепляются в учётной политике фирмы. При этом, руководитель должен знать о том, что существует отдельные случаи, когда инвентаризацию следует провести в обязательном порядке согласно закону. Например, перед подготовкой годовой бухгалтерской отчётности.
Заключение
Инвентаризация является одним из лучших инструментов для осуществления контроля за имуществом, а также продукцией организации. Но, для качественной сверки данных бухучета с наличием ценностей по факту, а также проверки состояния расчётов следует провести ряд подготовительных работ. В первую очередь, руководству организации следует уделить достаточно внимания тому, чтобы отыскать ответственных и компетентных лиц, достойных войти в состав комиссии.
