Фонд оплаты труда (ФОТ) объединяет в себе комплекс выплат работникам компании. Существуют четкие правила и формулы, по которым происходит анализ, расчёты и планирование фонда. Также показатели ФОТ могут использоваться в ходе управленческого учёта. Нередко информация о фонде передаётся банкам при необходимости снять наличные для выдачи зарплаты труженикам или с целью получения кредита.
Фонд оплаты труда (англ. "wage fund") — это конкретная денежная сумма, потраченная руководством компании, на выдачу заработной платы трудящимся за определённый временной промежуток.
В бухгалтерском учёте данные расходы определены как стандартные по обычным разновидностям трудовой деятельности.
Трудовой коллектив и ФОТ имеют тесную связь. Но, платежи по гражданско-правовым договорам сюда не включены. Фонд содержит компенсации, выплаты для мотивации, а также зарплату штатных трудящихся. В ходе формирования штата, руководство должно заблаговременно готовить средства для передачи работникам за труд.
В фонд оплаты труда не входят разовые премии (к примеру в честь юбилея и подобных событий), расходы на лечение, компенсации путёвок, пособия (они покрываются за счет фондов внебюджетных средств), а также финансовая поддержка, которая оказывается некоторым трудящимся в связи с семейными обстоятельствами.
2. Цели создания ФОТ
Комплекс данных о ФОТ И ФЗР необходим руководству компании, чтобы контролировать следующие процессы:
корректировка себестоимости продукции и формирование конечной цены;
составление и планирование бюджета на следующий год;
оценка эффективности работы компании или производства;
пути снижения расходной части;
анализ расходов на оплату труда с учётом специфики подразделений, а также по всей компании в целом.
Бухгалтер использует информацию о фондах при заполнении различных отчетов, в том числе формы Росстата. Также данные могут потребоваться банку в ходе проверки благонадёжности организации, если руководство захочет взять кредит. Кроме этого, информацию запрашивают инспекторы государственных органов при проведении контрольных мероприятий.
3. Состав ФОТ
Фонд оплаты труда состоит из совокупности различных видов затрат на персонал, включая заработную плату. Речь идёт о следующих категориях выплат:
все разновидности отпускных;
компенсационные выплаты (например, за питание и проезд);
оплата медицинского обследования;
социальные выплаты;
премии;
возмещение за причинённый ущерб работникам;
затраты на предоставление трудящимся форменной одежды;
бонусы за рабочий стаж;
выплаты за вредное производство, совместительство, а также сверхурочное время работы;
тринадцатая зарплата;
командировочные;
сумма по факту не отработанного времени, но по закону подлежащая выплате;
Состав ФОТ зависит от содержания зарплатных актов (их содержания и внутренней структуры), принятых в каждой отдельной компании. Поэтому он может быть разным за счёт отсутствия конкретных требований со стороны законодательства РФ. Говоря о фонде заработной платы (ФЗР), сюда входит следующее:
поддерживающие выплаты. Сюда входит частичная компенсация затрат на питание, топливо и коммунальные услуги;
Структура фонда не всегда одинакова. Всё зависит от специфики организации. К примеру, если рассматривать структуру средней консалтинговой фирмы, она бывает такой:
бухгалтерия – до 15%;
тех. Персонал – 10-15%;
административный корпус – 35%;
консультанты – 40%.
В ходе расчёта ФЗР применяются те же алгоритмы и подходы, что и для ФОТ. Оба фонда не терпят каких-либо погрешностей и недоработок, поэтому руководство регулярно составляет смету, проводит анализ и планирование.
4. Расчёты ФОТ
Специалисты применяют несколько конкретных схем расчётов ФОТ. К данной работе следует привлекать только опытных и высококлассных специалистов, так как составляющая себестоимости продукции или предоставляемых компанией услуг, это значительная доля денежных средств, которая в последствии окажет влияние на прибыльность предприятия.
Если руководство захочет сэкономить на фонде, например, выплачивать работникам низкую зарплату, а также избавлять их от компенсаций и мотивирующих выплат, компания рискует так и не добиться высокой производительности, что негативно отразится на доходах в будущих периодах. В результате это приведёт организацию к текучке кадров, низкой производительности, а также процветанию воровства внутри коллектива.
Таким образом сотрудники будут пытаться компенсировать затраченные усилия на производство товара, а также недостаток денежных средств. Говоря о формуле расчёта фонда оплаты труда, это сумма различных его частей. Количество элементов формулы связано с содержанием локальных актов, действующих внутри каждой отдельной компании. Например, если согласно документам, работник должен ежемесячно получать премиальные, зарплату, отпускные и какую-либо финансовую помощь в связи с семейными обстоятельствами, все эти данные следует суммировать.
Такой подход к расчётам стоит рассматривать лишь как пример. На практике применяются более сложные подходы, опираясь на структуру и состав каждого из фондов. Если как источник информации в процессе расчётов используются регистры бухгалтерского учёта, фонд заработной платы за конкретный период могут рассчитывать, суммируя данные по кредиту 70-го счёта, а также один или несколько требуемых по дебету в зависимости от структуры ФОТ.
5. Подготовка сметы
Смета ФОТ нужна для планомерного использования денежных средств, собранных для выплаты заработной платы. Данные расчёты зачастую производят с обхватом года или по кварталам. Смета должна отображать величины компонентов фонда заработной платы, а также направления расходов денежных средств. Отдельно отображаются выплаты работникам администрации и работникам, занятым на производстве.
Это необходимо для возможности осуществления контроля над расходной частью. Кроме этого, таким образом легче подготовить требуемую информацию о зарплатах, которая необходима для внутреннего планирования. Смета составляется не только при необходимости учесть основные элементы фондов, а и выплаты социального характера.
Составлением сметы, чаще всего, занимаются специалисты, нанятые в крупные или средние компании. Такие организации могут позволить себе работников, которые имеют достаточно опыта и квалификацию для составления сметы, а также проведения анализа и планирования. Часть современных компаний постепенно отказываются от сметы ФОТ или заменяют её на другие более эффективные документы.
6. Правила проведения анализа
В ходе анализа использования средств ФОТ происходит выявление причин отклонения плановых фактических расходов от зарплатных, определение резервов для совершенствования выплат, сопоставление темпов роста заработной платы с темпами изменения производительности, а также определение резервов, необходимых для покрытия расходов при возникновении нестандартных ситуаций.
В качестве результата специалисты должны подготовить мероприятия, направленные на повышение эффективности использования фонда. В ходе проведения анализа использования зарплатного фонда, средства для оплаты труда следует разделить на две части:
Переменную. Сюда входят зарплатные расходы сдельщиков;
Постоянную. Заработная плата, отпускные.
Говоря о постоянной части фонда, здесь применяют детерминированные фактические элементы анализа. Здесь необходимо изучить влияние на фонд нескольких факторов. Основные, это средняя дневная зарплата труженика, численность трудящихся за конкретный период, средняя продолжительность рабочего дня, а также количество отработанных за год смен каждым из работников.
При анализе переменной части применяются другие показатели с учётов факторов, находящихся под влиянием трудоёмкости изготовления единицы продукции, а также текущих цен за единицу при её производстве. Недостаточно осуществлять анализ ФОТ, сопоставляя показатели зарплатного фонда с другой информацией, полученной при анализе предыдущих периодов.
Следует учитывать структурные нюансы, оказывающие влияние на фонды. Сюда можно отнести объёмы производства, изменение ассортимента, а также трудоёмкость изготовления продукции. Чтобы эффективно применять деньги, отведённые на выплаты, требуется соблюдения условия о том, что рост производительности труда должен превысить темпы роста оплаты.
7. Планирование
Внушительная часть общих расходов находится в пределах ФОТ. Поэтому, одним из важных вопросов в ходе работы компании остаётся определение размера и структуры ФОТ. Процедура планирования фонда осуществляется следующим образом:
Подготовка структурных данных об организации, а также движении и численности трудового коллектива, плановых показателях производства, а также средней зарплате. Кроме этого, специалистам необходимо заняться изучением штатного расписания, а также действующих в пределах компании актов, имеющих связь с фондом оплаты труда. Среди таких актов положение о премировании и оплате труда.
Прогноз средней численности персонала с учётом конкретного временного периода.
Определение этапов планирования. На данном этапе следует определить плановые параметры, а также степень детализации показателей. На этом же этапе происходит составление сметы.
Подготовив самый приемлемый способ исчисления, происходит расчёт ФОТ.
Благодаря спрогнозированному фонду оплаты труда можно беспрепятственно осуществить своевременный контроль, а также анализ его применения.
8. Подготовка справки об объёмах ФОТ
Руководство компании должно быть готовым к тому, что штатным специалистам в любой момент придётся заняться подготовкой справки с учётом конкретного временного периода. Её могут запросить в следующих случаях:
Проведение контрольных мероприятий сотрудниками страховых фондов или инспекторами Федеральной налоговой службы;
Прохождение проверки на благонадежность в ходе оформления кредита;
Банковское учреждение может запросить справку с целью подтвердить добросовестность руководителей. Банк проверит, действительно ли деньги идут на то, чтобы выплатить сотрудникам заработную плату.
По требованию государственных структур, в справку необходимо будет включить данные о размере фонда за разные периоды работы компании. Также составлять документ иногда приходится по предполагаемым показателям одновременно с реально случившимся выплатами.
Со стороны закона какой-либо унифицированной формы документа не предусмотрено. Шаблон подготавливается индивидуально. Единственное условие, которого следует придерживаться, справка должна включать в себя всю информацию, необходимую запрашивающим её государственным структурам или банкам.
Заключение
ФОТ можно назвать конкретной суммой средств, которую тратит компания на выплаты персоналу за конкретные промежутки времени. Касательно структуры и состава ФОТ, он может определяться на индивидуальной основе. Информацию о фонде запрашивают банки или государственные органы в ходе проверок. Бухгалтер использует данные о ФОТ при заполнении некоторых форм отчетности.
