Количество времени, предоставленное человеку, является одним из важнейших ресурсов. Его нельзя увеличить, но можно рационально тратить. Необходимость правильно управлять временем понятна многим, но на практике это получается далеко не всегда. Иногда помогает использование методов и приёмов тайм-менеджмента.
В «Письмах к Луциллию» древнеримского философа Сенеки сказано о том, что самое ценное у человека это время. Он предлагает бережливо к нему относиться, но замечает, что его отнимают у нас все, кому ни лень. Необходимость правильно организовать своё время отмечали многие выдающиеся люди, однако в строгую науку тайм-менеджмент сформировался только в семидесятых годах прошлого века.
В СССР получил известность метод учёного Любищева, подробно описанный в романе Даниила Гранина «Эта странная жизнь». Учёный-биолог ещё в юности решил не тратить время попусту. Каждый день на протяжении всей своей жизни он вёл подробный его учёт, фиксировал, на что его потратил.
За свою жизнь он успел сделать очень много благодаря тому, что экономно и рационально расходовал время. Он вёл записи с точностью до 10 минут. Учёный не только учитывал траты, но и планировал траты времени на годы вперёд.
Первая кафедра тайм-менеджмента в России открылась в 2007 году. Она работает в Финансово-промышленном институте Москвы.
Вокруг этой сферы человеческой жизни сложилось много стереотипов. Рассмотрим их более подробно.
2.1. Управлять временем невозможно
Приверженцы этой точки зрения считают, что время хаотично и не подвержено человеческому влиянию. Конечно, время неумолимо и часто приносит неожиданные события в нашу жизнь. Однако тайм-менеджмент предназначен для управления человеком, а не временем. Он позволяет более обдуманно тратить этот невосполнимый ресурс.
2.2. Тайм-менеджмент — заставляет работать на износ
Организованная работа более плодотворна и результативна. В некоторых случаях она более скучная, чем хаотическая деятельность. Однако те, кто не может организовать себя значительную часть сил тратят впустую. Поэтому можно считать, что верно противоположное утверждение — деятельность без использования планирования часто заставляет работать на износ.
Управление временем позволит его сэкономить и использовать для других целей. Если человек работает эффективно, то ему доступно больше возможностей для отдыха.
2.3. Управление временем делает человека бездушной машиной
Соблюдение правил самодисциплины часто требует от человека значительных усилий. За повышение эффективности приходится платить усидчивостью и систематичностью. Лишает ли это человека возможности делать спонтанные поступки — нет, скорее устраняет хаотичность, спешку и растерянность из его жизни.
Когда человек делает спонтанные поступки, то часто речь идёт не об естественности, а о следовании привычкам, от которых трудно отказаться. Одним из примеров может служить многочасовое пребывание в социальных сетях. Тайм-менеджмент позволяет стать хозяином самого себя и высвободить время для того, что на самом деле важно или доставляет удовольствие.
3. Достоинства и недостатки тайм-менеджмента
Плюсы:
Всегда завершает начатое. Это относится как к личной, так и к профессиональной сферам.
Как правило, добиваются поставленных целей.
Рационально распределяют своё время. Имеют больше возможностей для отдыха и наслаждения жизнью.
Становятся более уверенными в себе, мыслят позитивно, настроены на достижение успеха.
Способны побороть в своей жизни прокрастинацию — стремление откладывать не сделанные дела на неопределённо далёкое будущее.
Всегда имеет эффективный план на ближайшее время и в перспективе.
Способен контролировать свою жизнь, изменять её к лучшему, пользоваться открывшимися возможностями.
Объективно оценить достигнутый прогресс можно только попробовав методы тайм-менеджмента на практике. Несмотря на то, что таким образом можно достигнуть многого, имеются минусы, которые некоторых отпугивают от рационального подхода к своему времени.
Минусы:
Использование тайм-менеджмента комфортно не для всех.
Хаос в жизни создают ощущение постоянной занятости и позволяет заполнить время. Если все дела за день переделать до обеда, то высвободится несколько часов свободного времени. Далеко не каждый сможет в такой ситуации найти себе занятие.
Придерживаться распорядка иногда бывает скучно. У жизни остаётся меньше разнообразия. Наличие одного и того же распорядка каждый день делает их похожими. Лучшая эффективность не всегда приятнее постоянного однообразия.
Тайм-менеджмент при использовании предполагает. Что всё происходит просто и предсказуемо. Ведь именно в такой обстановке можно легко планировать свою жизнь. В реальной ситуации в жизнь постоянно вторгаются непредсказуемые события. Не всегда удаётся сохранить порядок своих действий в новой ситуации.
Применение тайм-менеджмента требует от человека постоянного проявления самодисциплины. В обмен на потраченные усилия он получает более яркую и интересную жизнь.
4. Элементы тайм-менеджмента
Управление временем представляет собой сложную систему, в которую входят такие элементы:
Тайм-менеджмент в значительной степени должен учитывать индивидуальные особенности. Он включает в себя не только управление, но и учёт сделанных затрат. Человеку необходимо научиться учитывать с заданной точностью время, потраченное на выполнение конкретных задач или для занятий конкретными видами деятельности.
Необходимо овладеть искусством правильно формулировать свои цели. Они не должны быть слишком неопределёнными. В каждом случае нужно определять этапы выполнения работ и устанавливать временные рамки для них.
Нужно составить план. Он должен быть в меру детальным и включать в себя установку приоритетов на каждом этапе работ.
Необходимо обратить внимание на процесс выполнения. Важно, чтобы он был реалистичным, имел чёткие и понятные критерии.
На основе созданного плана составляется список дел и необходимых для этого временных ресурсов.
Далее происходит выполнение с учётом времени, потраченного на каждый пункт плана.
Использование тайм-менеджмента предполагает постоянное использование изложенной здесь схемы. Оно может показаться утомительным. Однако, если это войдёт в привычку, то человек получит намного более интересную и эффективную жизнь.
5. Разновидности тайм-менеджмента
Принято различать следующие разновидности:
Для решения профессиональных задач.
Личная система управления временем.
Социальный тайм-менеджмент включает в себя управление временем группы людей. Частным случаем является применение его для решения корпоративных задач.
В каждом из этих случаев имеются особенности управления временными ресурсами.
5.1. В профессиональной деятельности
Планирование своей работы поможет повысить производительность и улучшить качество результата. При рациональном расходовании времени.
5.2. На личном уровне
Важно не смешивать профессиональную деятельность и личное время. Последнее предназначено для отдыха, проведения времени с семьёй, решения бытовых задач и аналогичных дел.
Применяя методы управления временем, можно планировать бытовую деятельность, делать её более эффективной. Если заранее решать, как потратить свободное время, то в него удастся вместить больше событий. Когда нет необходимости спешить, отдохнуть или получить удовольствие можно в более полной мере.
По возможности для отдыха используют не только выходные дни, но и время посреди недели. Его выделяют заранее при помощи детального планирования своих действий. Некоторые считают отдых более полным, если добровольно ограничить общение в интернете или звонки по телефону.
5.3. Управление на социальном уровне
Ошибки, сделанные на уровне организации работы приводят к тому, что сотрудники теряют часть времени впустую. Следствием является постоянная нехватка времени, которая приводит к снижению производительности. Эффективность применения рассматриваемой системы в организации или на предприятии увеличится при условии, что сотрудников обучат приёмам тайм-менеджмента.
6. Основные правила
Для того, чтобы приступить к применению системы управления временем, нужно освоить приёмы, которые необходимо применять. Прежде всего необходимо освоить следующее.
6.1. Правильная постановка целей
На первый взгляд может показаться, что в этом нет ничего сложного, однако, если это сделано неправильно, то определение целей мало поможет. Для того, чтобы сделать это правильно, нужно учитывать следующее:
Нужно формулировать цели так, чтобы не оставалось неясностей. Должно быть понятно, что нужно получить, и по каким критериям определяется факт достижения цели.
Нужно определить, какие из них являются более приоритетными. При этом решают, почему одни цели более важны по сравнению с другими. Расходование времени должно быть рациональным и не происходить бессмысленно.
Для выработки правильной основы поведения нужно определить свои базовые ценности и приоритеты. Далее нужно сверять свои планы с ними.
Планируя цели недостаточно их просто сформулировать. Надо продумать пути их достижения, возможные сложности, приёмы работы, получение нужных ресурсов.
Рекомендуется представить себе достигнутую цель и конечный результат, на который она направлена.
Важно назначить срок, к которому она должна быть достигнута. Это позволит отучить себя от прокрастинации и стать более организованным.
6.2. Установка правильных приоритетов
Эту деятельность иногда считают менее важной по сравнению с постановкой целей, однако если были допущены ошибки, то в некоторых случаях это может погубить дело.
Обычно человек знает, какие цели для него важны, но теряется в их количестве. Нужно распределить их от более важных к менее значительным. Требуется спросить себя, на чём основана именно такая оценка, насколько она объективна. Нужно продумать ситуацию о том, что делать, если не хватает времени на выполнения полного объема работы, и что случится, если не получится выполнить её вовремя.
Когда человек непосредственно приступает к выполнению задач, у него не должно остаться неясностей, относящихся к порядку действий. Он должен все свои силы и ресурсы направить на достижение нужной цели.
6.3. Планирование
В жизни есть большое количество целей, которые необходимо достичь. Для того, чтобы деятельность была эффективной, необходимо провести планирование своих действий. Оно состоит из следующих шагов:
Составляется подробный план достижения целей. Сроки и последовательность работы определяется предыдущими шагами: их постановкой и установкой приоритетов.
Продумываются доступные варианты работы. При необходимости корректируется план.
Поиск ресурсов и определение порядка их использования.
Определяется, кто может оказать существенную помощь в этой деятельности.
Результат рассмотрения фиксируется в виде подробной карты или плана.
После того, как этот этап закончен, можно непосредственно приступить к работе. Проведение планирования позволяет лучше использовать свой творческий потенциал. При ведении спонтанной деятельности человек часто действует на основе интуиции, принимает случайные решения. Часто этого недостаточно для качественного выполнения работы.
Рассчитывая каждый шаг, он имеет возможность тщательно продумать, как его реализовать. Ощущение того, что план тщательно продуман, в нём учтено всё, что необходимо, даёт дополнительную уверенность в себе.
7. Методы работы
Для того чтобы научиться контролировать использование времени, необязательно полностью регламентировать свою жизнь. Иногда можно использовать более простые варианты.
7.1. Способ «10 минут»
Иногда требуется не детальное планирование, а преодоление прокрастинации. Если не хочется приступать к делу, можно просто сказать себе о том. Что планируется проработать только 10 минут. Таким образом психологический барьер будет снят и можно будет приступить к работе. Очень вероятно, что через 10 минут не захочется прерываться.
7.2. Принцип 20/80
Это правило также называют принципом Парето. Речь идёт о том, что 20% правильно выбранных дел дадут нам 80% продвижения вперёд. Таким образом, если заранее подумать о том, какие именно дела в конкретной ситуации важны, то можно резко повысить свою эффективность.
7.3. Закон Паркинсона
Он гласит о том, что выполнение работы потребует всего отведённого для неё времени. Однако если самостоятельно себя ограничить, установив дедлайн, его можно сократить. Важно самому управлять своими сроками — это позволит более рационально распределять время.
7.4. Метод Канбан
Эта методика предполагает, что каждое дело кратко описывается на карточке. Рисуется три колонки: «Запланировано» «Делается» и «Сделано». По мере выполнения карточки перемещаются между разделами.
Заключение
Использование тайм-менеджмента позволит человеку сделать свою жизнь более плодотворной или наполненной. Однако нужно понимать что его использование требует знания его правил и постоянной работы над собой для совершенствования знаний и навыков в этой сфере.
Смотрите также видео "Лучшие правила тайм-менеджмента, которые работают":
