Учитывая особенности изменений, которые периодически вносятся в законодательство, в условиях современного российского общества, возникают различные способы привлечения персонала. С каждым годом в РФ увеличивается количество предпринимателей, использующих аутстаффинг в качестве инструмента антикризисного управления персоналом.
Аутстаффинг (англ. "outstaffing" ) — это один из методов управления персоналом, позволяющий нанять необходимых сотрудников на конкретный промежуток времени у специализированного агентства. Такой подход популярен в России среди крупных компаний (особенно в банковской сфере и ритейле). Он позволяет экономить деньги и не вызывает трудностей в процессе оформления.
Аутстаффинг предполагает переоформление сотрудников в штат другой организации. Работать они продолжают на прежнем месте, обязанности также не изменятся. А вот касательно роли работодателя и его обязанностей, они перейдут другой комании-аутстафферу. Это особая форма взаимоотношений между персоналом и работодателем, при которой, последний переводит сотрудников в штат аутстаффинговой компании на основании договора.
В таком случае, официальным работодателем станет уже другая компания, несмотря на то, что сотрудники останутся на своих местах. С работниками будут заключены трудовые договора, а новое руководство берет на себя все функции и задачи, которые до этого момента исполнялись предыдущим работодателем, в том числе уплата налогов, заработной платы, премий, а также кадровый учёт.
2. Какие задачи решает аутстаффинг
Благодаря аутстаффингу компания может привлечь к работе необходимых социалистов, не оформляя их при этом в свой штат. Другими словами, у работодателя появляется законная возможность использовать для решения задач своей компании внештатную рабочую силу. Именно поэтому данная форма взаимоотношений набрала большую популярность в России за последние несколько лет.
Аутстаффинг позволит эффективно оптимизировать деятельность компании за счёт выполнения следующих задач:
часть нагрузки, которая лежала на отделе кадров будет снята, за счёт чего другие функции будут выполняться более качественно;
экономия денежных средств на уплате налогов и заработной плате;
часть расходов сократится за счёт снижения объёмов работ, связанных с оформлением иностранцев;
низкая вероятность получения штрафных санкций за привлечённых к работе граждан из других стран.
Компании, занимающиеся предоставлением услуг аутстаффинга персонала, занимаются подбором сотрудников для заказчиков, которые будут выполнять сезонные работы, на конкретные проекты или на постоянной основе. Все они будут оформлены в штат компании-аутстаффера. Но, по факту, работники будут работать на другого заказчика. Именно он будет ставить конкретные задачи, платить заработную плату и руководить всеми рабочими процессами.
Также аутстаффинг позволит оптимизировать работу различных подразделений компании, переложить часть функций, касающихся обеспечения жизнедеятельности компании на стороннее юридическое лицо, а также привлечь к работе высококлассных специалистов с большим опытом работы. Аутстаффинг зачастую задействован в таких сферах как:
производственные работы;
IT;
кадровый учёт;
налоговый и бухгалтерский учёт.
Заказчик не нанимает таких сотрудников в штат своей компании. Достаточно заключить договор, согласно которому, заказчику выставят счёт. Он будет использоваться и для начисления заработной платы, и для оплаты самой услуги аутстаффинга. В налоговом учёте данные выплаты отобразятся как обычные расходы, а не расходы на заработную плату. Это означает, что работодателю полагается возврат по НДС и налоговый вычет по прибыли, что является одним из главных преимуществ такого метода.
3. Процедура оформления
В условиях аутстаффинга наём сотрудников осуществляется следующим образом:
Заказчик готовит информацию о вакансии и отправляет её компании-аутстафф-агентству.
На следующем этапе происходит подписание договора, на основании которого менеджер инициирует подбор специалистов.
Когда сотрудники будут подобраны, аутстафф-агентство должно предоставить всю необходимую о них информацию заказчику для ознакомления. Иногда здесь же указывают стоимость услуг.
Заказчик приглашает специалистов на собеседование и исключает тех, кто ему не подходит.
Далее клиент получает счёт, на которой он отправляет средства за оплату услуги, а также оплачивает отработанные часы нанятых сотрудников.
На следующем этапе сторонам следует определить подходящий формат отчётности. В первую очередь, он должен быть максимально «прозрачным». Здесь же стоит обговорить причины, которые в будущем могут спровоцировать выплату неустойки.
Если это необходимо, компании, предоставляющие сотрудников из сферы IT, могут пойти на бесплатную замену тех, кто в ходе работы не справляется со своими обязанностями.
Нанятые сотрудники могут работать удалённо или в офисе. Задача аутстаффера заключается в ведении кадрового и бухгалтерского учёта, выплате заработной платы, а также решении возникающих в процессе работы трудовых споров. Когда сотрудники выполнят работу, заказчик уведомляет б этом агентство и перестаёт выплачивать зарплату специалистам. Далее для этих же специалистов будет подобран другой работодатель.
4. Юридическая сторона вопроса
Фирма-заказчик заключает с аутстафф-агентством договор о предоставлении персонала. Условия, на которых специалисты будут приниматься на работу должен определить заказчик с учётом действующего законодательства. Сюда же можно отнести назначение суммы возможных компенсаций, премий и заработной платы. Основная задача агентства на данном этапе, этой найти специалистов, которые смогут выполнять поставленные перед ними задачи и согласятся с выдвинутыми заказчиком условиями.
Бухгалтерский и кадровый учёт должен вестись строго в рамках действующего законодательства. С каждым из подобранных сотрудников компания-аутстаффер заключает трудовой договор. Он может быть бессрочным (если сотрудник оказался слишком ценным для заказчика, и он готов на постоянной основе обеспечивать его работой) или срочным, например, для выполнения одного конкретного проекта.
5. Налогообложение
В силу отсутствия опыта, некоторым работодателям может показаться, что аутстаффинг, это способ уклониться от выплаты налогов. Но, такой механизм взаимоотношений персонала с работодателем является абсолютно легальным и позволяющим оптимизировать работы различных подразделений компании. Налоги будет выплачивать та сторона, на которой лежит данная обязанность по закону. В данном случае, это аутстафф-агентство, в штат которого нанят сотрудник.
Касательно суммы налогов, она включена в расходную часть компании-заказчика, данное условие обязательно прописывается в договоре. Известны случаи, когда стороны сталкивались с претензиями от налоговой службы, связанными с подозрением в фиктивности заключённого договора между заказчиком и аутстафф-агентством. Это может произойти в случае, когда сторонами соглашения выступают аффилированные, взаимосвязанные лица.
Они могут иметь общего учредителя, обслуживаться в одном банковском учреждении и иметь схожий адрес регистрации юридического лица. Это значит, что у налоговиков появляются веские основания считать, что стороны действительно используют схему для уклонения от части налогов, которые должна выплачивать основная компания.
Чтобы обезопасить себя от подобных разбирательств, заказчику в процессе выбора агентства стоит отдавать предпочтение тем, кто предоставляет услуги достаточно давно, имеет «чистую» репутацию и опыт работы с компаниями из различных сфер. Особенно, такой тщательный подход к выбору агентства актуален в условиях кризиса, когда многие компании стараются оптимизировать расходы за счёт аутстаффинга.
6. Когда необходимо пользоваться аутстаффингом
Иногда работодатель по каким-либо причинам не хочет устраивать одного или нескольких сотрудников в штат компании. Но при этом, необходимо привлечь к работе новых специалистов, которые будут работать официально по трудовому договору. Это также необходимо для того, чтобы деятельность работодателя была законной. В связи с этим, кадровый аутстаффинг следует использовать в таких случаях:
работодателю необходимо увеличить количество сотрудников, но при этом находиться в рамках упрощённой системы налогообложения;
заказчик ставит перед собой задачу по сокращению расходов на заработную плату труженикам, а также зарплатные налоги;
к работе необходимо привлечь специалиста из другого города, но у работодателя нет возможности или желания открывать там представительство или филиал;
для оптимизации затрат, руководство решает привлечь к работе иностранцев, но не хочет заниматься контролем и оформлением миграционной документации или дополнительно брать на работу кадровика или бухгалтера;
компания-заказчик хочет избавиться от ресурсного и финансового бремени обслуживания специалистов, а также ведения кадрового учёта. Это требуется для упрощения делопроизводства, бухгалтерского учёта, а также снижения рисков допущения ошибок в ходе соблюдения налогового и трудового законодательства;
у работодателя нет желания брать на работу сотрудников, которые продолжительное время будут находиться на испытательном сроке из-за недостатка или отсутствия опыта, что в дальнейшем может отразиться на эффективности работы конкретных подразделений;
компания-заказчик может использовать аутстаффинг для снижения уровня юридической и правовой ответственности перед рабочими. Кроме этого, работодатель будет практически неуязвимым перед трудовыми службами и различными государственными органами, так как согласно договору, ответственность берет на себя аутстафф-агентство.
7. Преимущества аутстаффинга
Основные преимущества:
компания-заказчик избавляется от необходимости решать вопросы, связанные с пособиями, социальным пакетом и прочими гарантиями для нанятых специалистов;
снижение нагрузки на отдел кадров и бухгалтерию;
несмотря на то, что компанией часть сотрудников выведена за штат, она не теряет статус малого предпринимателя и продолжает работать в рамках упрощённой системы налогообложения;
работодатель получает возможность быстро найти высококлассного специалиста с большим опытом;
сокращение издержек на страховые взносы и заработную плату;
дополнительные сотрудники, нанятые через агентство, не включаются в штатное расписание, что благоприятно отразится на оптимизации организационных процессов;
снижение затрат на проведение оценки условий труда. Это объясняется тем, что конкретный нанятый сотрудник отсутствует в штате, это значит, что оценивать его рабочее место необязательно.
Преимущества для сотрудников:
каждый из сотрудников нанят в штат аутстафф-агентства с учётом норм трудового кодекса. Он будет получать достойную зарплату, а также премии, если они предусмотрены заключённым с заказчиком договором;
если это работник из другой страны, агентство подготовит все необходимые бумаги, позволяющие трудится легально;
в случае наличия опыта и высокой квалификации, агентство будет постоянно обеспечивать работой такого сотрудника. Один из заказчиков может предложить заключить договор на бессрочной основе, при этом, сам работник не будет постоянно заниматься поиском работы;
возможность накопить опыт за счёт работы с большим количеством заказчиком, а также постепенное повышение квалификации;
аутстафф-агентство несет ответственность перед сотрудником по своевременной и регулярной выплате заработной платы. Если работник является иностранцем, ему не придётся следить за сроками и разрешениями на легальную работу;
предоставление социальных и трудовых гарантий.
8. Недостатки аутстаффинга
Недостатков аутстаффинга для работодателя:
риск обращения в нелегальное или недобросовестное агентство. Если заказчик будет пренебрегать правилами проверки аккредитации, может выясниться, что по окончанию срока действия договора сотрудники продолжают считаться нанятыми заказчиком. В дальнейшем, если возникнут проблемы с разрешением на работу таких тружеников, перед законом придётся отвечать именно заказчику, а не аутстафф-агентству. Кроме этого, работодатель может потратить время впустую, обратившись в такое агентство, так как ему будут предлагаться кандидатуры, которые не соответствуют заявленным требованиям, из-за чего в работу компании заказчика может образоваться простой, что потянет за собой финансовые потери;
иногда возникают трудности с оформлением некоторых категорий рабочих. Зачастую, это беженцы, лица, не имеющие российского гражданства и иностранцы;
контроль за проведением процедуры найма практически отсутствует. Например, если кадровый учёт будет передан на ведение агентству, заказчик лишает себя возможности подбирать персонал на основе самостоятельно проведённого собеседования. Это приведёт к отсутствию понимания сотрудниками того, каким именно должен быть результат их работы;
если трудовые отношение будут оформлены неправильно, правомерность заключения договора между сторонами будет нарушена. Несвоевременно выявленные подобные нарушения спровоцируют разбирательства с государственными органами.
Недостатки для сотрудников:
далеко не каждый сотрудник может привыкнуть к постоянной смене работы и работодателя, так как каждый из них имеет свой подход к выполнению поставленных задач;
аутстафф-агентство может использовать своих сотрудников в качестве инструмента ухода от уплаты налогов;
иногда работники лишаются полагающихся по трудовому кодексу льгот;
всегда существует возможность накапливать опыт, но возможность карьерного роста по факту отсутствует;
недобросовестные агентства нередко пренебрегают продлением лицензии на работу для иностранцев.
Заключение
Аутстаффинг стоит рассматривать как меру, позволяющую решать ключевые задачи в условиях кризиса. Нанятые таким образом сотрудники помогут работодателю оптимизировать основные процессы в ходе выполнения какого-либо одного или нескольких проектов. В ходе выбора аутстафф-агентства, заказчику следует проверить разрешение на работу самого агентства, ознакомиться с отзывами, а также убедится в том, что у каждого из сотрудников есть разрешение на работу. Особое внимание стоит уделить подготовке договора. Каждый из его пунктов должен находиться в рамках действующего законодательства.
