Что такое трудовая книжка простыми словами и зачем она нужна
3/5 - (89 голосов)
Трудовая книжка сопровождает человека в течение всей жизни. В ней отражаются записи о его приёме на работу, увольнении, наградах и поощрениях, относящихся к трудовой деятельности. Когда работник достигает пенсионного возраста, он её использует при оформлении пенсии в качестве документа, подтверждающего накопленный в течение жизни трудовой стаж. О том, что такое трудовая книжка и какие существуют особенности её использования, более подробно рассказано в статье.
На протяжении всей жизни человека сопровождает трудовая книжка (ТК) с записями о всех местах, где он работал. Когда юноша или девушка первый раз устраиваются на работу им в обязательном порядке оформляется этот документ. Каждый раз при устройстве на работу или увольнении с неё сюда вносится запись с указанием даты и названия организации.
Когда человек достигает пенсионного возраста, с помощью трудовой книжки он может подтвердить свой стаж. В некоторых случаях значение имеет наличие специфического стажа. Например, при найме на работу условием может быть наличие пяти лет профессионального стажа. Его можно подтвердить при помощи наличии соответствующих записей в трудовой книжке.
Ещё одной важной причиной для использование этого документа может быть необходимость составить впечатление о профессиональных и человеческих качествах кандидата на рабочее место. Основанием для этого могут быть предыдущие рабочие места, наказания или поощрения, информация о повышении квалификации работника.
2. Правила оформления трудовой книжики
Когда молодой человек впервые устраивается на работу, ему обязаны предоставить трудовую книжку не позднее 7 суток после даты поступления на работу. Те, у кого уже имеется этот документ, должны сдать его при поступлении. Запись о новой работе должна быть сделана в течение пяти дней.
Трудовая книжка состоит из трёх частей:
Основная информация о сотруднике (первый разворот);
На следующих страницах фиксируются различные события трудовой жизни: поступление на работу, перевод, увольнение, поощрения и другие;
Полученные сотрудником награды и повышения;
Существуют правила, в соответствии с которыми должны вноситься данные. Если они окажутся нарушенными, то соответствующие записи могут быть признаны недействительными.
Записи выполняются на русском языке.
Можно использовать чёрный, синий или фиолетовый цвет
Запрещается в надписях делать какие-либо сокращения. Например, слово «приказ» запрещается сокращать как «пр.».
Даты всегда указывают в одном и том же формате: две цифры, обозначающие день, ещё две для указания месяца, затем четыре цифры, обозначающих год.
Все записи о трудовой деятельности работника имеют свои номера. При этом используется сквозная нумерация.
3. Трудовая книжка и совместительство
Работа отмечается в этом документе только тогда, тогда речь идёт об основном месте трудоустройства. Если речь идёт о работе совместителем, то тогда данные в него не вносятся.
Человек может работать на одной основной и нескольких работах по совместительству. Законодательство не запрещает быть совместителем и не иметь основного места работы.
Иногда работник по своему желанию написать заявлении о том, что желает отобразить информацию о совместительстве в трудовой книжке. В таком случае это должно быть сделано. Причиной для этого, например, может быть желание зафиксировать наличия профессионального стажа, важного для дальнейших планов сотрудника.
4. Как предприятие работает с трудовыми книжками
Когда человек устраивается на работу, фирма обязана обеспечивать сохранность этого документа. При работе должны вестись:
Книга учёта движения ТК. В ней отмечаются: выдача, получение, и другие операции с трудовыми книжками.
Приходно-расходная книга, которая предназначается для учёта приобретения и расходования бланков книжек и вкладышей к ним.
Трудовая книжка не должна заполняться своим владельцев. Это должен делать сотрудник отдела кадров предприятия.
Оригинал может быть выдан в двух случаях:
При увольнении сотрудника.
Если он необходим для оформления пенсии.
В других ситуациях работнику документ не выдаётся. Однако он имеет право в любой момент потребовать копию и её обязаны предоставить.
5. Трудовая книжка и пенсия
Некоторые сотрудники, накопив значительный стаж, делают нотариально заверенную копию документа. Если они работают на небольшой фирме или у индивидуального предпринимателя, то не всегда работодатель может обеспечить надёжные условия хранения документов.
При наступлении пенсионного возраста рассматриваемый документ нужен для подтверждения наличия достаточного стажа для получения пенсии. Существуют два типа трудовых книжек:
Документ советского образца, существующий с 1973 года.
Новая форма, вступившая в силу в 2003 году.
Оба этих варианта применяются и имеют одинаковую юридическую силу.
Если были сделаны записи с нарушением существующих правил, то при расчёте пенсии они могут не быть приняты во внимание. Иногда может произойти утеря документа. В таком случае существуют два пути исправить ситуацию:
Восстановить трудовую книжку, обратившись на предприятия, где сотрудник работал ранее. Это не всегда возможно, потому, что некоторые из них могут быть закрыты или не сохранили нужных документов.
Стаж можно будет доказать на основании других документов. Для этого можно использовать приказы, трудовые договора. Можно для этой цели обратиться в суд и доказывать, например, пользуясь показаниями свидетелей, приводя расчётные ведомости по зарплате или другие документы.
Не допускается использовать одновременно две книжки.
6. Выполнение исправлений
Иногда сотрудник отдела кадров может допустить ошибку. Для таких случаев предусмотрен специальный порядок исправления. При этом не разрешается зачёркивать написанное ранее. Для аннулирования ошибочной надписи ставят новую, в которой пишут, что запись, имеющая данный номер ошибочная и является недействительной.
Сразу после неё делают запись, которая сделана правильным образом. Если ошибочность связана с тем, что поступили новые документы, то в четвёртой графе указывают номер и дату.
7. Бланк документа
В настоящий момент действуют два вида трудовых книжек: образца 1979 и 2003 года. Правила их ведения являются одинаковыми.
Прежние книжки имеют размер 10x14 см, новые — 8,8x12,5 см. Документы могут различаться по цвету. Они могут быть серыми, тёмно-синими или тёмно-зелёными.
Существует защита от подделки. В старых образцах для этого применяется змеевидный знак, который видно на просвет. В новых бланках для этой цели используются водяные знаки в виде букв «Т» и «К».
После того, как всё место в документе будет израсходовано, применяется вкладыш, на котором записи продолжают вноситься в установленном порядке.
8. Начало трудовой карьеры
Человек получает рассматриваемый документ тогда, когда первый раз устраивается на работу. В большинстве случаев ему в это время исполняется 18 лет или больше. Однако трудовую карьеру в соответствии с законодательством можно начать и раньше.
В 14 лет обязательными условиями найма являются следующие:
Письменное согласие хотя бы одного из родителей.
Необходимо, чтобы трудовая деятельность не препятствовала учёбе.
В 15 лет можно устраиваться без согласия родителей. Однако важно, чтобы работа относилась к категории лёгкой.
С 16 лет гражданин имеет право заключать трудовой контракт по своему усмотрению.
Иногда трудовая карьера может начинаться существенно позже. Часто такая ситуация возникает у выпускников учебных заведений.
При первичном заполнении необходимо предъявит паспорт и документ о полученном образовании. Новая книжка может выдаваться не только в начале карьеры, но и после утери. Оформление происходит в соответствии с требованиями законодательства, а не по желанию сотрудника. Поэтому отсутствует необходимость писать для этой цели заявление.
9. Электронные трудовые книжки
Хотя документ в бумажном виде является более привычным, сейчас внедряется использование электронных трудовых книжек. Сейчас данные о занятости сотрудников передаются в Пенсионный фонд и хранятся в базе данных. С начала 2020 года работодатели обязаны предоставлять соответствующие сведения в отчётности для ПФ.
Для того, чтобы использовать электронную трудовую книжку (ЭТК), новый работник может предоставить выписку из базы данных или документ с цифровой подписью. Обратиться за ними можно будет на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.
Если работник желает параллельно электронному варианту сохранить в 2020 году бумажный документ, он может написать соответствующее заявление работодателю. С 2021 года ЭТК будет использоваться повсеместно.
Использование ЭТК имеет следующие преимущества:
Заполнение происходит на основании поданной в ПФ отчётности. Поэтому вероятность ошибок при заполнении снижается.
Отсутствует риск утери данных, которые хранятся в защищённых электронных базах данных.
Предприятие экономит средства и силы на том, что не нужно обеспечивать ведение трудовых книжек.
ЭТК можно использовать при оформлении на удалённую работу.
Данные для оформления пенсии не могут затеряться. Они берутся из электронной базы данных.
Работник может легко проконтролировать правильность данных, имеющихся в системе о нём.
При увольнении предприятие будет давать сотруднику выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде.
Заключение
Трудовая книжка представляет собой документ, в котором отражён трудовой стаж работника на протяжении всей жизни. Важно контролировать, чтобы записи вносились в неё правильно. Для этого нужно знать требования, предъявляемые законодательством к ведению этого документа.
Смотрите также видео "Электронная Трудовая Книжка. Что изменится для Работодателей и Работников?":
Смотрите также видео "Как оформить трудовую книжку работнику впервые":
