Торговля на зарубежный рынок, это сложный процесс, требующий постоянной осведомлённости о текущей ситуации, налаженной логистики и знаний особенностей составления документов, которые отправляются вместе с грузом. Инвойс, это один из обязательных документов при отправке товара на экспорт. Правильное его оформление поможет быстро и без проблем пройти проверку таможни.
Инвойс (англ. "invoice" – "товарная накладная", "фактура", "накладная") — это документ, оформляемый для отправки груза на экспорт, в котором указана информация о товаре, а именно его стоимости, количестве, условиях отправки, валюте оплаты и др.
Оформлением инвойса занимается поставщик, то есть продавец. Он должен направить его покупателю при отгрузке товара. Если документ будет отсутствовать, транспортная компания вправе отказаться от перевозки груза. Инвойсом называется наименование счёта, по которому будет проходить оплата. Он предоставляется экспортером.
Существует два вида инвойса:
«Коммерческий инвойс». Он необходим для произведения оплаты;
«Предварительный». Только после того, как он будет согласован международными контрагентами, можно приступить к выписке коммерческого инвойса. Если документ уже выставлен, импортёр берёт на себя обязанности по оплате товара на основании заключенных ранее договоренностей;
2. Правила заполнения инвойса
В процессе внешнеэкономической коммерческой деятельности были сформированы требования к оформлению инвойса, которые необходимо обязательно соблюдать. Если нет уверенности в том, что документ заполнен корректно, юристы советуют обратиться за помощью к высококвалифицированным специалистам, которые разбираются в этом вопросе.
К общим правилам составления инвойса можно отнести следующие:
Если речь идёт о коммерческом инвойсе, его можно составить на листе А4. Но, лучше, если это будет специальный фирменный бланк поставщика. На таком листе уже содержится вся необходимая информация, учитывая реквизиты продавца;
Документ может быть составлен в печатном виде или заполняться от руки;
Чтобы инвойс имел правовую силу, он должен быть заверен подписью лица, которое несёт ответственность за отправку груза;
Несмотря на то, что в правилах говорится о наличии печати, её наличие не играет большой роли. Юридические лица вправе воспользоваться своим правом на освобождение от использования печати в своей деятельности. Такое правило действует с 2016 года;
Сумму оплаты обычно указывают в валюте, которая была согласована в момент подписания договора. В противном случае допускается конвертация, но перед этим, необходимо согласовать другую валюту.
Документ должен быть составлен на том языке, который понятен для отправителя и получателя. Зачастую, это английский язык. Таможенная служба РФ принимает документы на Российском языке. Поэтому здесь потребуется перевод. На данный момент, всё чаще стали использовать практику двуязычного заполнения. Это означает, что информация будет указана на языке получателя и поставщика одновременно и разбита на 2 колонки;
Если транспортировка товара не преследует коммерческую цель, необходимо указать причину отправления. Например, такое возможно, в случае замены брака. Здесь стоимость указывают только с целью таможенного оформления. Также допускается следующая формулировка «Товар не для продажи. Оплата не требуется»;
Когда транспортировку и страховку оплачивает отправитель, данную стоимость следует указать в отдельной строке инвойса. Документ должен иметь 5 копий. Бумаги будут храниться в «кармане» для авиатранспортной транспортировки с накладной AWB. Одну из копий нужно вложить в упаковку с грузом.
Данные требования к заполнению инвойса необходимо соблюдать, так как корректность оформления будет тщательно проверяться таможенными органами. Если проигнорировать данные правила, это может спровоцировать задержки на таможне. В результате налаженные отношения поставщика и заказчика могут значительно ухудшиться.
Для оформления инвойса допускается несколько форматов заполнения. Самые распространённые из них, это инвойс на бланке отправителя. Иногда его печатают на обычном листе бумаги. Если речь идёт о коммерческом инвойсе, сюда необходимо внести следующую информацию:
Описание по всем товарным позициям;
Дата, адрес и полное имя экспортера;
Номер авиатранспортной накладной;
Данные о получателе;
Государство импортер;
Если импортёр не является получателем, необходимо указать адресные данные и имена всех лиц;
Страна-экспортер;
Страна-производитель.
Что касается описания конкретной товарной позиции, здесь необходимо указать следующее:
Наименование товара;
Область применения (если товар имеет такие характеристики);
Серийный номер (если он есть);
Количество штук;
Номера каждого из экспортных документов (это может быть заказ или внешне экономический договор). Здесь же указываются дата составления;
Разновидность упаковки;
Материал изготовления;
Цена за одну штуку;
Вес;
Итоговая сумма оплаты;
Единица измерения (если это уместно).
Эти пункты являются обязательными, но, при необходимости можно указать и какие-либо другие данные, в зависимости от разновидности товара. Итоговая сумма указывается в валюте, согласованной ранее в процессе подписания контракта на поставку. Иногда, покупатель хочет произвести оплату в другой валюте.
В таком случае в документе следует прописать, по какому курсу будет производиться оплата и в какие сроки. Данные о товарных позициях, их количестве и наименования следует заполнять, опираясь на информацию из договора. Если груз отправляется из России, в качестве указания валюты цен необходимо применить ОК 014-2000 – "Общероссийский валютный классификатор".
В инвойсе должна находиться подпись отправителя и дата подписания. В соответствующую графу следует прописать условия транспортировки по Инкотермс-2010. Данные международные правила необходимы для контроля рисков отправителя и получателя. В графу «условия платежа» следует писать адрес банка, его название, номер счёта, SWIFT-код, сроки оплаты, номер счёта и другую важную информацию о переводе.
4. Особенности оформления специфического товара
Существует несколько видов товаров, которые требуют при заполнении инвойса указания специфических данных. Если это биоматериалы, указывается следующее:
Происхождение (человеческое, растительное, животное);
Метод сохранения в процессе перевозки. Например, сухой лёд;
Цель отправки. Это может быть проведение исследований.
Если речь идет о химическом веществе, необходимо составить краткое описание, указать название, а также сделать запись о том, что оно подлежит контролю TSCA. В случае с настольными или настенными часами, необходимо указать материал корпуса, наличие камней и их разновидность (если они есть), вид гальванического и подвижного элемента. Вещи из текстиля требуют наличия следующей информации:
Предназначение (для мужчин, детей или женщин);
Состав ткани;
Тип переплетения нитей (изделие может быть тканым или вязаным).
5. Платформа инвойс — что это такое
Платформой-инвойс называется документ, содержащий предварительную информацию об отправляемом товаре.
От коммерческого инвойса он отличается возможностью внести более точную информацию о модели товара, количестве и т.д. Только после того, как данные будут уточнены, можно приступать к оформлению коммерческого инвойса.
Платформа инвойс может быть составлена после частичной оплаты товара, а также при отправке в случаях, когда груз не требует денежного перевода. Например, при гуманитарной помощи. Документ применим для любых разновидностей транспорта, автомобилей, кораблей, самолётов и поездов.
Инвойс нужно предоставить на таможне для подтверждения заявленной стоимости.
Платформу инвойс составляет экспортёр на русском и английском языке. Здесь обязательно указывается следующая информация:
Особенности груза;
Условия транспортировки по международным правилам;
Реквизиты обеих сторон;
Наименование товара;
Общая стоимость товара и отдельно за каждую единицу (цены следует указать в долларах).
Маркировка и наименование товара указывается без сокращений. Лучше всего составлять более подробное описание груза. Если речь идёт об одежде, обязательно прописывается материал изготовления. В случае с техникой, например, телефонами, необходимо подробно описать технические характеристики.
6. Международные требования к оформлению отгрузки
Международная отгрузка требует оформления следующих документов:
Перевозочная документация. Например, авианакладная;
Инвойс;
ГТД (необходимым, если груз будет пересекать границы страны, которая не входит в ЕАЭС).
Последняя бумага не является заменой инвойса, хотя при составлении описания отправляемого товара, здесь также указывается подробная информация о нём. Но, в данном документе может указываться другая стоимость товара, которая определяется согласно положениям таможенного законодательства РФ.
Счёт-фактура не является обязательным документом в момент вывоза груза из России. За пределами страны такая бумага не требуется. Но, отечественные отправители всё равно её оформляют, применяя для оплаты налога нулевую ставку, которая используется при экспорте. Здесь документ нужен для отображения в отчётах продажи с данной налоговой ставкой.
7. Проверка перед отправкой товара
Перед тем, как отправить груз с коммерческим инвойсом, юристы рекомендуют заняться проверкой, которая будет включать в себя следующее:
Наличие одного оригинала документа и 5 его копий;
В коммерческом инвойсе не допускается отсутствие объявленной ценности всего отправляемого товара. Также следует учесть, что для таможенной службы стоимость нужно указывать в валюте государства, которое будет принимать поставку;
Инвойс должен включать в себя максимально полное и подробное описание содержимого груза. Если отправитель не до конца уверен в том, что он составил достаточно подробное описание, нужно дополнить характеристики товаров, указав более конкретные данные;
В документе должна стоять подпись отправителя, хотя это требование не является обязательным. Но, юристы советуют перестраховаться и поставить её. Даже если подпись окажется бесполезной, она не будет являться причиной для признания инвойса недействительным. В то же время, если подпись потребуется, но её не будет, это спровоцирует серьезные трудности;
Если отправляется несколько товарных позиций, следует проверить разбивку стоимости, учитывая все разновидности продукции. При этом, ценность всего груза также должна прописываться в документе. Если определить её самостоятельно сложно, для расчёта данной величины нужно пригласить ответственное лицо, и только после этого, указать её в документе.
Коммерческий инвойс является международным документом, который составляют для разных типов отправлений. Аналогов данного документа в РФ нет, как и платформы инвойс. Некоторые считают счет-фактуру равнозначную бумагу инвойсу, но, это ошибка. В момент заполнения особое внимание следует уделить подробному описанию всех товарных позиций, а также их стоимости. Также не стоит забывать в дополнительных сведениях, если речь идёт о специфическом товаре.
Заключение
Несмотря на то, что счёт-фактура и инвойс имеют совпадения по реквизитам, они не являются аналогичными документами. Инвойс можно сравнить с внутренней российской товарной накладной, но в то же время, он необходим для отправки груза за рубеж. Кроме этого, инвойс расценивают как счёт на оплату в случае отсутствия денежного перевода за совершенную по нему отгрузку.
