Бэк-офис — это подразделение организации, состоящее из вспомогательного и административного персонала, который не ориентирован на клиентов. Основные его функции, это ведение документации, IT-услуги, расчёты, бухгалтерский учёт и соблюдение устава компании. Наличие других функций зависит от рода деятельности компании.
Бэк-офис (англ. "back-office") — это одно из подразделений компании, занимающееся ведением бизнес-процессов, которые необходимы для оптимизации рабочих операций, удаления убыточных процессов, а также увеличения производительности. Его сотрудники, это секретари, работники склада, курьеры, делопроизводители и бухгалтеры.
Бэк-офис занимается проведением расчётов, управлением расходной частью и активами компании (если она работает на финансовом рынке), а также влияет на работу остальных отделов, являющихся неотъемлемой частью бизнес-процессов. Основной задачей зачастую является оформление и заключение сделок, заключаемых дилерами фронт-офиса и внутренних договоров организации.
В штат бэк-офиса средней компании обычно входит 5-17 работников. Их работа должна строго соответствовать нормативным документам. Поэтому, первое, что необходимо сделать, это внимательно изучить эти бумаги и в будущем соблюдать установленные правила. Помимо стандартных обязанностей, перед сотрудниками российских компаний иногда ставится задача по приобретению различных активов.
2. Для чего компании необходимо наладить работу бэк-офиса
Предприниматели, которые только собираются основать компанию, редко в подробностях изучают вопрос о том, зачем нужно такое подразделение, как бэк-офис. Существует нет три основные причины, объясняющие важную роль данного подразделения в деятельности компании:
Взятие на себя ответственности за риски при заключении новых сделок. Говоря о работниках фронт-офиса, одна из главных задач, это поиск крупных заказчиков. Но, шансы на заключение договора сводятся к минимуму в случае, если возможные риски и выгода не будут прочитаны сотрудниками бэк-офиса;
Репутация организации. На сегодняшний день, практически в любой сфере присутствует большая конкуренция. Сотрудники подразделения постоянно работают над поддержкой репутации компании. К примеру, работники отдела статистики и аналитики занимаются анализом, позволяющим определить конкретные шаги, необходимые для развития компании. Также бэк-офис включает в себя административный отдел. Его сотрудники следят за качеством проделанной работы и занимаются поиском возможностей для повышения скорости выполнения поставленных задач;
Рост прибыли. Ни для кого не секрет, что поиском новых клиентов занимаются сотрудники фронт-офиса, но бухгалтерская поддержка при любых операциях с деньгами позволит увеличить доходы организации. Кроме этого, работники бэк-офиса разрабатывают новые стратегии развития, которые в будущем будут внедрены и принесут компании более высокую прибыль.
3. Обязанности сотрудников
Одна из главных задач сотрудника бэк-офиса, это правильное ведение журнала регистрации сделок. Если компания занимается скупкой активов, необходимо уметь безошибочно оформлять договора купли-продажи ценных бумаг. Касательно уже имеющихся договоров, сотруднику иногда приходится проводить перерегистрацию. Это процедура, позволяющая передать права собственности от продавца к покупателю.
Также понадобится умение оформлять придаточное распоряжение в момент подписания соглашения или в реестре ценных бумаг. По окончанию перерегистрации и после получения соответствующих документов, подтверждающих права нового владельца на конкретные акции, специалисту бэк-офиса необходимо осуществлять контроль процесса расчётов компании-покупателя с продавцом.
Бэк-офис изредка выполняет функции операционного департамента, а контроль торговыми операциями ведётся фронт-офисом. Также это операционное подразделение, занимающееся ценными бумагами и расчётами по финансам, опираясь на заключённое с фронт-офисом соглашение.
Также сотрудник бэк-офиса может участвовать в следующих операциях:
подготовка отчётности по выполненным операциям;
контроль соблюдения финансовых пределов;
подготовка информации перед передачей в бухгалтерию;
ведение внутреннего учёта.
Несмотря на регулярный контакт с контрагентами, сотрудники бэк-офиса никогда не обслуживают клиентов напрямую. Подобные задачи ставятся перед работниками мидл-офиса. Работа бэк и фронт-офиса должна быть грамотно оптимизирована для максимальной эффективности, именно этот критерий сыграет ключевую роль в достижении финансового успеха компанией.
4. Как сфера деятельности связана с задачами бэк-офиса
Несмотря на род деятельности организации, термин «бэк-офис» всегда остаётся неизменным. Но в зависимости от сферы деятельности, его сотрудники могут выполнять разные задачи, а именно:
Торговля. В данном случае бэк-офис ответственен и контролирует каждую из финансовых операций, сбыт товара, приход, списание остатков, логистику, возвраты, а также занимается изучением и оценкой текущего состояния рынка. Ещё сотрудники занимаются поиском помещения для продажи товара и приобретают всё необходимое оборудование;
Банковская сфера. Независимо от разновидности финансового учреждения, бэк-офис является операционной учётным отделом, ответственным за работу компании в целом. Особое внимание уделяется открытию счётов и кредитным операциям;
Общепит. Здесь работа сотрудников бэк-офиса будет связана с текущими операциями. Также они являются ответственными за составление финансового отчёта, ведут учет продукции, контролируют её качество, а также занимаются подготовкой блюд для клиента и подбором сотрудников в штат.
5. Пример подготовки бэк-офиса к эффективной работе
Если в ходе создания кампании предприниматель грамотно подойдёт к подготовке работы бэк-офиса, в будущем, это позволит существенно и регулярно увеличивать прибыль, оптимизировать расходы, повысить качество работы бэк-офиса и создать эффективную систему контроля. Централизация вспомогательных функций является важной, так как влияет на количество преимуществ, полученных организацией в процессе сотрудничества с партнёрами.
Первое, что необходимо сделать, это определить вспомогательные функции, которые являются важными для эффективного развития компании на первых этапах работы. Но, у каждой организации данный список будет индивидуальным. При этом, зачастую он включает в себя следующее:
поддержка клиентов;
ведение налогового учёта;
управление финансами и бухгалтерия;
IT-служба;
реклама;
управление недвижимостью;
кадровая служба.
Следующий этап, это анализ динамики расходов на поддержку работы бэк-офиса. В случае превышения расходов над доходами, необходимо срочно вносить изменения. Рост расходов без увеличения прибыли зачастую возникает на фоне неэффективного использования ресурсов предприятия. Особенно, такая ситуация распространена среди организаций, открывающих новое направление деятельности или развивающих филиальную сеть.
В современных условиях эффективная централизация бэк-офиса не может обойтись без цифровых решений. Функциональность, а также их качество способны определить успех организации на первых этапах работы и её дальнейшую судьбу. Существует несколько требований к данному программному обеспечению:
Совместимость с остальными программами. В процессе принятия решения о централизации работы подразделения, в организации, скорее всего, уже будут использоваться некоторые базовые программы, например, «1С». В таком случае, любое цифровое решение, необходимое для эффективного управления офисом, должно предусмотреть возможность интеграции с популярными или всеми возможными программами.
Использование системы через разные каналы. Сегодня интернет-портал, это основной канал связи с офисом. Именно он является поставщиком большинства заявок. Но, на подстраховке должны быть другие каналы, которые в случае необходимости могут также подойти сотрудникам главных подразделений. Каждый из этих каналов должен являться частью одной платформы.
Формирование отчётности и наличие счётчиков. Для эффективной оценки работы обслуживающих подразделений и понимания эффективности работы конкретного сотрудника необходимо внедрять максимально точные средства контроля. Для этого в платформе установлены специальные счётчики. Также её работу нужно оптимизировать таким образом, чтобы отчёты формировались автоматически и включали максимально точные данные об эффективности работы каждого подразделения.
Коммуникация между подразделениями. Это становится особенно важным в ходе выполнения сложных проектов с участием нескольких сотрудников различных офисных подразделений. Реализация сложных заявок будет значительно облегчена в случае, если программное обеспечение позволит выделять конкретные бизнес-процессы, а также определять ответственных лиц и конкретные сроки выполнения поставленных задач.
7. Оптимизация бизнес-процессов
В ходе создания эффективно работающего бэк-офиса нужно предусмотреть возможность контроля всех бизнес-процессов по отдельности. Другими словами, их следует унифицировать. Если IT-инфраструктура в нескольких филиалах организована по-разному, в ходе создания этой службы следует позаботиться о внедрении единых алгоритмов. Унификация нужна для того, чтобы избавиться от ненужных бизнес-процессов и сделать максимально эффективными все остальные.
В дальнейшем, это позволит сократить расходы на бэк-офис и повысить качество выполнения поставленных задач. Кроме этого, автоматизация бизнес-процессов. Кроме этого, их централизация станет не такой сложной задачей. Но, руководству компании необходимо знать, что для проведения аудита каждого из рабочих процессов, а также централизации и оптимизации, возможно, придётся воспользоваться услугами квалифицированного специалиста.
Заключение
Бэк-офис – это одно из ключевых подразделений организации, необходимых для эффективного управления всеми бизнес-процессами, планомерного увеличения прибыли, устранения неэффективных и убыточных процессов. В зависимости от сферы деятельности компании, перед сотрудниками бэк-офиса могут стоять разные задачи. Поэтому следует внимательно изучить специфику работы подразделения, а также придерживаться установленных внутренних правил. Успех компании зависит от того, на сколько качественно каждый из сотрудников бэк-офиса выполняет поставленную перед ним задачу.
